Solution GED

14 septembre 2014 ,

Solution GED Vaucluse

L’archivage électronique de documents « GED » via un photocopieur Develop ou Triumph Adler peut se définir comme étant la transformation de documents papiers en images électroniques par leur numérisation et leur stockage sur des supports informatiques. RS TECHNOLOGIES vous propose ses solutions GED.

Le terme archivage électronique de documents est depuis quelques années remplacé par le terme GED pour gestion électronique de documents.

 

Les enjeux de la GED

Rechercher un document est souvent dix fois plus coûteux que de le produire; il est donc nécessaire de numériser les documents pour réduire les difficultés de recherche et assurer à l’entreprise un système d’information plus performant et plus efficace.
Les promesses de la GED semblent infinies au regard des nouveautés technologiques et annoncent une multitude d’applications génératrices de valeur ajoutée pour l’entreprise :

 

  • Maîtriser le flux des innombrables documents  papiers et électroniques reçus quotidiennement par les entreprises.
  • Gagner en productivité en réduisant le temps consacré au traitement des processus.
  • Améliorer la traçabilité des documents et de leur contenu lors de leur traitement.
  • Améliorer la fluidité de circulation et de traitement  de l’information.
  • Accélérer et développer le partage, la mutualisation et la valorisation des informations.
  • Répondre plus aisément aux exigences des normes de qualité.
  • Développer, pour chaque entreprise, un système de traitement de l’information entièrement paramétrable selon les besoins réels et la sécurité des traitements nécessaires.
  • Réduction des coûts directs et indirects liés à  l’exploitation des documents.
  • Réduction de la perte de documents.
  • Reproduction rapide des documents.
  • Sécurisation des données sensibles.

Avantages de la GED

Solution GED vaucluse

Centralisation des informations

Plutôt que 3 classeurs, 2 dossiers dans Outlook, un répertoire sur le réseau et plusieurs cartons au grenier, opter pour une conservation de tous ces documents (contrats, factures, courriers, emails, etc.) dans un système unique vous apporte les avantages suivants:

  • Consultation de tous ces documents instantanément, indépendamment de leur ancienneté ou de leur type. Les archives sont plus facilement mises à contribution par vos collaborateurs. Depuis n’importe quel ordinateur, on accède à toute la documentation, ce qui est particulièrement utile dans des configurations décentralisées. En informatisant vos archives, vous économisez de la place

Classification et recherches améliorées

Le système informatique permet d’imposer aux utilisateurs le respect de certaines règles de classement, permet d’indexer automatiquement le contenu des documents, permet de placer un document dans plusieurs dossiers, sans avoir besoin de le dupliquer.

Avantages:

  • Recherche facilitée (par mot-clé, par clients, par catégorie, etc.)
  • Gain de temps grâce à la classification en partie automatisée
 

Informatisation des processus documentaires

Les processus (workflow) utilisés dans l’entreprise, par exemple validation des contrats par divers acteurs, règles de conduites face à la correspondance clients, suivi de dossier, peuvent facilement être pris en charge par le système de GED.

 

Avantages:

  • Qualité: vous avez l’assurance que le processus est bien suivi.
  • Transparence: il est facile de savoir où en est un dossier ou qui a travaillé dessus.
  • Gain de temps: chaque personne sait en permanence quelles sont les tâches qu’elle doit traiter.

Gestion des versions

Plus qu’un simple lecteur réseau, la base documentaire prend en charge la gestion de versions et s’assure que même après des modifications, on pourra toujours retrouver le document précédent.

 

Avantages:

  • Plus de risque de perdre des informations
  • Plus le souci de savoir qui possède la dernière version d’un document

 

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